Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Rawiczu - Ewidencje i rejestry

1. W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu klasyfikację akt powstających w toku działalności inspektoratu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

3. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.

4. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

5. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

6. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

7. W inspektoracie prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:

• ewidencja decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2,
• ewidencja rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,
• ewidencja zawiadomień o kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 wraz z wykazem obiektów wielkopowierzchniowych,
• rejestr postanowień i decyzji administracyjnych Powiatowego Inspektora nadzoru Budowlanego,
• rejestr skarg i wniosków,
• rejestr katastrof budowlanych
• rejestr wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowalnego,
• rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
• rejestr postępowania egzekucyjnego,
• rejestr mandatów nakładanych,
• rejestr poczty wypływającej